الدبلوم المهني في السكرتاريا التنفيذية وإدارة المكاتب

مهارات الاتصال والتعامل مع الآخرين

مفاهيم أساسية:

• ما هو الاتصال؟
• أنواع الاتصال.
• نظريات الاتصال (حقائق أساسية).
• كيف يحقق الاتصال الهدف منه؟
• كفاءة الاتصال – الشروط والإجراءات.

مهارات الاتصال السيكولوجية:

• أنواع البشر عند الاتصال.
• تأثير الحقائق الشخصية على شبكة الاتصال.
• تحليل علاقات الاتصال.
• تفاعلات الاتصال.
• التحفظ والتحرر عند الاتصال.

الجوانب السلوكية وتأثيرها في عملية الاتصال:

• تأثير الخصائص الشخصية على الاتصال.
• تحليل علاقات الاتصال.
• الحالات الذاتية لشخصية أطراف الاتصال.
• تفاعلات الاتصال.
• هل تعرف نفسك والآخرين.

التعامل مع الآخرين

• العلاقة مع الآخرين: تعريفها، أهدافها، عناصرها، وأنماطها المختلفة.
• أهمية العلاقة في مجال العمل.
• الجوانب الرئيسية لمهارة التعامل مع الآخرين.
• بعض المشكلات التي يصادفها المديرون في عرض التقارير والأفكار ومداخل علاجها.
• عوائق الاتصال وطرق التغلب عليها.
• مهارات التواصل مع الآخرين (التفكير، الاستماع، التحدث).
• مهارات التعامل مع الآخرين ومطالب الجمهور.
• أنماط العملاء وكيفية التعامل معها.
• كيفية التعامل مع الجمهور الداخلي: الاتصال الإداري “الرؤساء والمرؤوسين”.
• اعتراضات وشكاوى الجمهور وأساليب معالجتها.
• حالات تطبيقية.

مهارات تحليل المشكلات واتخاذ القرارات

• نموذج اتخاذ القرارات وحل المشكلات:
  • مفهوم اتخاذ القرار وصناعته.
  • خطوات اتخاذ القرارات وحل المشكلات.
  • أنواع المشكلات السلوكية والإدارية في المنظمات المعاصرة.
• معوقات اتخاذ القرارات:
  • العوامل السلوكية وأثرها في اتخاذ القرارات.
  • العوامل التنظيمية وأثرها في اتخاذ القرارات وحل المشكلات.
  • العوامل المتصلة بالموقف أو المشكلة ودورها في اتخاذ القرارات.
  • العوامل الثقافية ودورها في اتخاذ القرارات.
• التفكير الإبداعي في حل المشكلات
• التفكير الابتكاري وخصائص الشخصية الابتكارية.
• أسلوب العصف الذهني.
• صندوق أدوات التفكير وقبعات التفكير.
• أساليب أخرى في حل المشكلات واتخاذ القرارات.
• أنماط المديرين في اتخاذ القرارات
• القرار الفردي والقرار الجماعي.
• أنماط المديرين في اتخاذ القرارات الاستراتيجية.
• الأنماط السلوكية للمديرين في اتخاذ القرارات.
• جوانب السلوك الأخلاقي في المنظمات واتخاذ القرارات
• العوامل المؤثرة في أخلاقيات الأعمال لدى المديرين.
• الآثار المترتبة على السلوك الأخلاقي في المنظمات.
• السلوك الأخلاقي في المنظمات واتخاذ القرارات.
• استراتيجيات اتخاذ القرار
• استراتيجيات اتخاذ القرار المبرمجة والغير مبرمجة.
• استراتيجيات الاختيار بين البدائل.

مهارات إدارة الوقت وتنظيم الاجتماعات

• المفاهيم الأساسية لإدارة الوقت.
• تحديد مضيعات الوقت.
• مبادئ إدارة الوقت.
• مهارات إدارة الوقت.
• استراتيجيات إدارة الوقت.
• استخدام الحاسب الآلي والتقنيات الحديثة في إدارة الوقت.
• بعض النماذج الفعالة في إدارة الوقت.
• إدارة الوقت والإدارة الذاتية.
• معضلة الوقت والأولويات.
• مظاهر الاجتماعات الفعالة وغير الفعالة.
• شروط نجاح الاجتماع.
• دور رئيس الاجتماع في نجاح الاجتماع وتحقيق أهدافه.
• دليل عملي الإدارة: (قبل الاجتماع / أثناء / بعد).
• حالات تطبيقية.
• 8 وصايا ومهارات قبل الاجتماع.
• استبانة التخطيط للاجتماع.
• مفهوم وأهمية وأنواع الاجتماعات.
• المراحل الرئيسية لعملية إدارة الاجتماعات.
• ضوابط نجاح الاجتماعات.
• الأسباب العشر وراء فشل الاجتماع.
• المبادئ العشرون لضمان نجاح الاجتماعات.
• رئيس الاجتماع.
• واجبات رئيس الاجتماع قبل انعقاد الجلسة.
• رئيس الجلسة وإدارة وقت الاجتماع.
• واجبات الرئيس أثناء انعقاد الجلسة.
• صفات تميز شخصية رئيس الاجتماع الناجح.
• سمات نفسية سالبة يتجنبها رئيس الاجتماع.
• ضوابط وملاحظات لرئيس وأعضاء الاجتماع.
• كيفية احتواء الأنماط المختلفة من الأعضاء في الاجتماع.
• تقدير تكلفة الاجتماع الوقتية والمادية.
• اتخاذ القرارات أثناء الاجتماعات.
• تمرين المواقف الصعبة في الاجتماعات.
• أخطاء الاجتماعات القاتلة.
• مشكلات الاجتماعات وأساليب التغلب عليها.
• إدارة الاجتماعات والتقنيات الرقمية.
• الاجتماعات الصوتية من أهم التطبيقات في إدارة الاجتماعات.
• Mighty Meeting للمحاضرات المستمرة.
• Fuze Meeting لعقد المؤتمرات على الشبكة.
• Adobe Connect الاجتماع الافتراضي متعدد الخيارات.
• تقنيات أخرى في إدارة الاجتماعات.
• مواقع التواصل الاجتماعي ودورها في الاجتماعات.

مهارات إعداد وكتابة التقارير والمراسلات الإدارية

مدخل إلى التقارير الإدارية: تعريفها، أنواعها.

• أهمية الكتابة الإدارية.
• الأساليب التعبيرية.
• التأثير باختيار المفردات.
• فن تصميم التقارير.
• أساليب التفكير عند إعداد التقرير.
• العناصر التي يجب توافرها في التقرير المتقن.
• خصائص التقرير المتقن ومحتوياته.
• مراحل إعداد التقرير.
• التدريب على كتابة التقارير بأشكالها المختلفة.
• تمارين عملية ومجموعات عمل.

 الكتابة الإدارية

• شروط الكتابة الإدارية (التقارير -الرسائل -المحاضر -المذكرات).
• الخطابات: مفهوم الخطابات وأنواعها وأهميتها، وأجزاء الخطاب.
• البيانات والمعلومات ودورها في جودة التقرير.
• استخدام أساليب الإيضاح.
• مهارات تلخيص وعرض التقرير.
• طرق ترتيب البيانات الشاملة والواسعة التطبيق.
• استخدام أساليب الإيضاح المختلفة.
• مختبر عملي لإعداد التقارير.
• تطبيقات عملية ونظرية.
• أشكال الكتابة الإدارية الأخرى والمهارات اللغوية
• النقاط الواجب إتباعها لاكتساب مهارة الكتابة.
• مراجعة التقرير وإخراجه النهائي.
• الوصايا العشر في كتابة التقارير.
• الضوابط النحوية واللغوية.
• الضوابط الاستدلالية (الإيقاع الصوتي، الإيجاز، أساليب الشرط، التعجب، الاستفهام).
• علامات الترقيم.
• العدد والمعدود وأحكامهما.
• إعداد مجموعات عمل من المتدربين لإعداد تقارير متنوعة.

القيادة الإدارية ومهارات إدارة فرق العمل

• المنظور المتكامل للعملية الإدارية وديناميكيات العمل الجماعي في الإدارة
• وظائف المشروع ومسئولية الإداريين والعلاقة بين الإدارة وبيئتها.
• أسس تقييم العمل الإداري طبقاً لبعد المحتوى والعملية.

التخطيط للعمل وأساليب التنبؤ وتحديد الأهداف:

• مقومات التخطيط وأنواع الخطط والبرامج.
• مهارات تحديد الأهداف لأغراض التخطيط والمتابعة.
• التخطيط والتنفيذ وأساليب إحداث التكامل والتنسيق بينهما.
• التنظيم الإداري والعلاقات التنظيمية وأسس تحديدها.

​الرقابة الإدارية:

• مفهومها، دورتها، أساليبها، اقتصاداتها وخصائص النظام الرقابي الفعال.
• أساليب تشخيص وتحليل وحل المشكلات الإدارية.​

عملية اتخاذ القرارات الإدارية:

• الأسباب العملية في تحليل وابتكار البدائل وتقييمها.
• تحليل التكلفة والعائد وتحليل المصفوفات.
• المنهج الخماسي في اتخاذ القرارات الإدارية.

الدوافع والحاجات الإنسانية:

• أساليب حفز وتشجيع الآخرين لتحقيق أهداف العمل.
• استقصاء وتحليل فردي وجماعي للتعرف على المدخل الأكثر فاعلية في تحفيز العاملين في مختلف المواقف الإدارية.
• مباراة إدارية في اختيار وتحفيز أعضاء فريق العمل.

القيادة الإدارية الفعالة:

• أنماط القيادة وأساليبها، القيادة الموقفية وعلاقتها بدرجة نضج المرؤوسين.
• القائد الفعَال والاهتمام ببعدي العمل والعاملين.

الاتصالات الإدارية وفن إصدار الأوامر والتعليمات:

• أسس الاتصال ومفاهيمه، معوقات الاتصال وكيفية التغلب عليها.
• تمارين عملية، استقصاء تقييمي.

إدارة التغيير:

• مصادر التغيير وأسبابه: متى يكون التغيير إيجابيا أو سلبيا من وجهة نظر العاملين.
• مدخل إحداث التغيير والتغلب على مقاومته.

الابتكار في مجال العمل:

• معوقات الابتكار، أساليب توفير المناخ الابتكاري.
• أسلوب العصف الذهني كوسيلة لابتكار أفكار خلاقة.
• سلسلة تمارين لتنمية القدرة على الابتكار.

مهارات التعامل مع الزملاء والرؤساء 

• مقدمة
• مبادئ الإدارة الأربعة عشر.
• أساسيات السلوك والعلاقات الإنسانية.
• مهارات الاتصال الفعال.
• أهمية الاتصال الفعال
• مقومات وعوائق نجاح الاتصال.
• التكتيكات الفعالة في مهارة التحدث.
• إلى الرؤساء والمدراء.
• أنماط الموظفين.
• أنماط المدراء.
• العلاقات التنظيمية.
• التعامل مع المرؤوسين.
• أسئلة يجب على المدير أن يجد لها إجابة.
• التعامل مع النظراء.
• التعامل مع الرؤساء أو المدراء.
• أسئلة يجب على المرؤوس أن يجد لها إجابة.

 المسئوليات التنفيذية للسكرتير ومدير المكتب

مدير المكتب

• من هو مدير المكتب.
• مهام مدير المكتب.
• مؤهلات وخبرات مدير المكتب.
• الصفات الشخصية لمدير المكتب.
• دور المساعد الإداري في تنظيم وإدارة مكتب الرئيس.

إجراء ومعالجة الاتصالات الهاتفية بمهارة

• مفهوم الاتصالات الهاتفية.
• قواعد استخدام أجهزة الاتصال الهاتفي.
• الاتصالات الهاتفية الواردة.
• الاتصالات الهاتفية الصادرة.

تنظيم اجتماعات المدير

• مفهوم الاجتماع.
• أنواع الاجتماعات.
• مقومات نجاح الاجتماعات.
• القدرات والمهارات اللازمة التي يحتاجها مدير المكتب.
• دور المساعد الإداري في تنظيم الاجتماعات.

تنظيم سفريات المدير

• أهمية سفريات المدير.
• كيفية الإعداد لسفر المدير.
• تحديد مهام وواجبات السكرتير لتنظيم سفريات المدير.

تنظيم مقابلات زوار المدير

• مفهوم تنظيم مقابلات المدير.
• أهمية تنظيم مقابلات المدير.
• العوامل التي يجب مراعاتها عند تنظيم المقابلات والزيارات.
• مفهوم استقبال الزائرين.
• أنواع الزائرين وكيفية التعامل معهم.

الأرشفة الإلكترونية والتعامل مع المعلومات والوثائق

الأرشفة الإلكترونية

• الإدارة الإلكترونية (مفهومها-أهدافها، أساسها، فوائدها).
• مفهوم الأرشفة.
• مراحل التخطيط للأرشفة الإلكترونية.
• المراحل التنفيذية للأرشفة الإلكترونية.
• الجهات المستفيدة من الأرشفة الإلكترونية.
• أهداف الأرشفة الإلكترونية.
• خصائص الأرشفة الإلكترونية.

أساسيات الأرشفة الإلكترونية

• مميزات الأرشفة الإلكترونية.
• سلبيات الأرشفة الإلكترونية.
• اهم الصعوبات التي تواجه الأرشفة الإلكترونية وكيفية التغلب عليها.
• الأسباب التي دعت إلى ظهور الأرشفة الإلكترونية.
• وظائف الأرشفة الإلكترونية.
• متطلبات عملية الأرشفة الإلكترونية.
• المقارنة بين الأرشيف التقليدي والأرشيف الإلكتروني.

الإعداد لبناء الأرشيف

• التصنيف.
• الترميز.
• الفهارس.
• تنظيم عمليات الحفظ.

إدارة وأرشفة رسائل البريد الإلكتروني

• البريد الإلكتروني.
• شكل وتكوين رسالة البريد الإلكتروني.
• مميزات وعيوب البريد الإلكتروني.
• رسائل البريد الإلكتروني الرسمية.
• إدارة رسائل البريد الإلكتروني.
• أرشفة رسائل البريد الإلكتروني.
• 10-نصائح تعلمك كيف تدير وقتك.

أمن وسرية المعلومات

• عناصر امن المعلومات.
• منطلقات خطة حماية المعلومات.
• اتجاه المخاطر والاعتداءات في بيئة المعلومات.
• عمليات المعلومات الرئيسية المتصلة بأمن المعلومات.
• تحديد المخاطر ونقاط الضعف.
• ماهي وسائل الأمن التقنية.
• وسائل الأمن الشائعة.

إنشاء قاعدة بيانات جديدة

• التعرف على صفحة الشروع في استخدام Microsoft office access.
• إنشاء قاعدة بيانات باستخدام قالب.
• إنشاء قاعدة بيانات بدون استخدام قالب.
• إنشاء قاعدة بيانات فارغة.
• إضافة جدول.
• نسخ بيانات من مصدر أخر إلى جدول في Access.
• استيراد بيانات من مصدر آخر أو إلحاقها أو الارتباط بها.
• فتح قاعدة بيانات access موجودة.

التعامل مع الجداول الإلكترونية باستخدام Excel  

أساسيات برنامج إكسيل Excel

• البدء في استخدام إكسيل.
• العمل مع حساب Microsoft الخاص بك وOneDrive.
• إنشاء مصنفات Excel وفتحها.
• حفظ المصنفات ومشاركتها.

التعامل مع الخلايا والأوراق في برنامج إكسيل Excel

• أساسيات الخلية.
• تعديل الأعمدة والصفوف والخلايا.
• تنسيق الخلايا.
• تنسيقات الأرقام.
• التعامل مع أوراق عمل متعددة.
• استخدام ميزات البحث والاستبدال في Excel للبحث عن بيانات محددة.
• استخدام ميزة التدقيق الإملائي في Excel.
• تخطيط وطباعة الصفحة.

الصيغ والدوال في برنامج إكسيل

• استخدام مراجع الخلايا لإنشاء صيغة بسيطة في Excel.
• إنشاء صيغة معقدة في إكسيل.
• مراجع الخلايا النسبية والمطلقة وكيفية استخدامها.
• الدوال.

التعامل مع البيانات في برنامج إكسيل

• نصائح أساسية للتعامل مع البيانات.
• تجميد الصفوف والأعمدة وتقسيم ورقة العمل.
• فرز البيانات.
• تصفية البيانات.
• المجموعات والمجاميع الفرعية.
• استخدام الأنماط لتنسيق الجداول في Excel.
• المخططات (الرسوم البيانية).
• التنسيق الشرطي.

القيام بالمزيد في برنامج إكسيل

• تَعقُّب التغييرات.
• فحص المصنفات وحمايتها.
• أساسيات الجداول المحورية Pivot Tables.
• خصائص وإعدادات الجداول المحورية Pivot Tables.
• تحليل ماذا لو.

الإضافات في برنامج إكسيل

• استخدام الأنماط المرجعية في Excel.
• استخدام علامة التبويب رسم.
• التعامل مع الأيقونات.

 الطباعة وتنسيق الملفات باستخدام برنامج word 

• العمل مع الوثائق وحفظها في تنسيقات الملفات المختلفة.
• اختيار وظيفة المساعدة المتضمنة في البرنامج لتعزيز الإنتاجية.
• إنشاء وتحرير وتوزيع مستندات معالج النصوص التي تقوم بإنشائها أو التعديل فيها.
• تطبيق تنسيقات مختلفة على محتوى المستندات بالممارسات الجيدة، لتحسين تلك المستندات وإخراجها بشكل مقبول قبل توزيعها ونشرها.
• إدراج الجداول والصور والكائنات الرسومية في مستنداتك
• إعداد المستندات المناسبة لعمليات دمج المراسلات.
• ضبط إعدادات صفحات المستند بشكل مناسب.
• مراجعة المستند، وتصحيح الأخطاء الإملائية.
• طباعة المستندات بخيارات مناسبة

 المراسلات الإلكترونية باستخدام Outlook والبريد العام

• كيف ترسل رسالة بالبريد الإلكتروني.
• كيفية التعامل مع الرسائل الواردة.
• كيفية الرد على رسالة أو تمريرها.
• دفتر العناوين.
• مرفقات البريد الإلكتروني.
• التواقيع.
• إنشاء وتحديد موعد في مجلد التقويم Calendar
• استعراض محتويات دفتر العناوين.
• إنشاء سجل جديد في مجلد “جهات الاتصال” وملؤه بالبيانات.
• فتح مربع حوار مكالمة جديدة، حيث يمكنك في برنامج Outlook تخزين بيانات وأرقام أصدقائك في مجلد “جهات الاتصال” وطلب الاتصال بهم آلياً.
• إنشاء مجلد جديد.
• فتح نافذة البحث المتقدم.
• فتح مستند جديد في أحد برامج الأوفيس.
• إنشاء مهمة جديدة حيث يمكنك استخدام Outlook لعمل قائمة إلكترونية بالأشياء التي يجب إنجازها كل يوم ويساعدك ذلك على وضع وتنظيم أولوياتك بفاعلية أكبر.
• استعراض قائمة التوزيع وهي قائمة بجهات الاتصال الخاصة بك.
• فتح نافذة رسالة جديدة.
• تدوين الملاحظات الإلكترونية وحفظها.
• علبة الصادر وهو مجلد في Outlook يحفظ الرسائل التي ترسلها لحين تسليمها للمرسل إليهم وقت اتصالك بالإنترنت.
• استعراض نافذة “البحث عن الأشخاص”.
• استعراض نافذة “طلب اجتماع” جديد، والاجتماع عبارة عن رسالة ترسلها للأشخاص المعنيين بتاريخ ووقت الاجتماع ولهم القبول أو الرفض.
• الرد على الرسالة مصاحباً لنص الرسالة.
• إضافة معلومات أو بيانات لموضوع ما وحفظه ضمن أي من مجلدات Outlook
• كيفية تقليل المسافة البادئة أثناء عملية التحرير لرسالة بريد إلكتروني.
• إسناد مهام إلى أناس بإرسال بريد إلكتروني يسمى New Task Request ويمكن للشخص الذي يتلقى الرسالة أن يقبل أو يرفض.
• كيفية نقل الرسالة إلى أحد مجلداتك.
• كيفية إعادة تنسيق النص للوضع الافتراضي في حال طبقت بعض التغييرات في نص الرسالة مثل نوع ولون الخط.

تطبيقات جوجل في الأعمال المكتبية 

مدخل إلى تطبيقات جوجل

• نشأة جوجل
• تطبيقات جوجل وأهم مميزاتها
• فوائد تطبيقات جوجل
• مجموعة من خدمات شركة جوجل
• حزمة جوجل المكتبية

التعامل مع جوجل درايف

• خطوات إنشاء حساب جي ميل في Google
• طريقة الدخول إلى جوجل درايف
• تحميل جوجل درايف للكمبيوتر
• مشاركة الملفات والتعاون باستخدام جوجل درايف

التعامل مع مستندات جوجل (Google Doc)

• البدء باستخدام التطبيق وإنشاء مستند جديد
• قائمة الأدوات في مستندات جوجل
• إعداد الصفحة وتنسيق الفقرات في مستندات جوجل
• كيفية المشاركة في كتابة وتعديل مستند باستعمال مستندات جوجل
• تحضير المخرجات: إعداد الهوامش وتنسيق الفقرات في تطبيق مستندات جوجل
• تحضير المخرجات: الطباعة والنشر في تطبيق مستندات جوجل

التعامل مع بيانات جوجل (Google sheets)

• مقدمة إلى جداول بيانات جوجل Google Sheets
• إنشاء جدول وتنسيقه وتعديله في تطبيق جداول بيانات جوجل

مميزات الحضور والمشاركة في فعاليات الدبلوم مع الأكاديمية الإسكندنافية للتدريب والتطوير في مملكة السويد
بعد انتهاء الدبلوم وإجتيازه بنجاح يحصل المتدرب المشارك في الدبلوم على حقيبة علمية تدريبية تتضمن :

• حقيبة تدريبية متكاملة تحتوي على ( شهادة إكمال الدبلوم ، المادة العلمية للدبلوم ، بطاقة عضوية متدرب في منصة الأكاديمية للتدريب اون لاين )
• شهادة  ورقية والكترونية صادرة عن الأكاديمية الإسكندنافية للتدريب والتطوير في مملكة السويد
• إمكانية تصديق الشهادة تصديق تجاري من الخارجية السويدية  ( رسوم إضافية )
• الاكاديمية الإسكندنافية للتدريب والتطوير هي شركة تدريب تخصصية مسجلة في مملكة السويد تحت رقم 7431-559173
• لا تعتبر الشهادة الصادرة عن الاكاديمية الاسكندنافية للتدريب والتطوير شهادة أكاديمية انما شهادة مهنية توثق المشاركة والحضور  في الفعاليات التدريبية المنعقدة عن بعد  وجميع التصديقات على الشهادة هي تصديقات تجارية فقط

• A paper and electronic certificate issued by the Scandinavian Academy for Training and Development in the Kingdom of Sweden
• Possibility of attesting the certificate Commercial attestation from the Swedish Foreign Ministry (additional fees)
• The Scandinavian Academy for Training and Development is a specialized training company registered in the Kingdom of Sweden under the number 7431-559173
• The certificates issued by the Scandinavian Academy for Training and Development is not considered an academic certificate, but rather a professional certificate documenting participation and attendance in training held online .
• All attestations of the certificate are commercial attestations only